Talep edenin mensubu bulunduğu kurumdan onaylanmış  hizmet pasaportu talep formu (Bu form her kurumda vardır.Hizmet pasaportu formunu imzalamaya yetkili kişi, yurt dışı görev onayına istinaden hizmet damgalı pasaport istek formunu mühürler ve imzalar)

3 adet (4,5 X 6 ebadında) fotoğraf (temditler için 2 adet),

Nüfus cüzdanı

Reşit olmayan çocuklar ve mahcurlular (Kendini temsil etme yetisine sahip olmayan) için her pasaport işleminde noterden muvafakatname alınacaktır. Anne - babaları tarafından çocuklarıyla beraber yapacakları pasaport müracaatlarında, çocuk kendi başına pasaport alacaksa anne- baba ikisi de, anne babadan birinin pasaportuna işlenecekse diğer tarafın vereceği noterden tasdikli muvafakat name ile müracaat etmeleri gerekmektedir.

Maliye bakanlığının her yıl belirlediği Pasaport Cüzdan Bedeli (2010 yılı için 50 TL) alınacaktır.

Daha önce her hangi bir pasaport alınmışsa getirilmesi gerekmektedir.

Eşinin hakkından dolayı veya anne / babanın hakkından dolayı hizmet damgalı pasaport almak için müracaatta bulunan şahıslar için, şayet hak sahibi yurt dışında bulunuyor ise; Pasaport talep formunda bulunan "Hak Sahibinin İmzası" bölümünün, eşi tarafından veya üçüncü şahıslar tarafından imzalanabilmesi için hak sahibinin resmi (Yabancı ülke noterlerinden alınacak vekaletin aslı ve tercümesi) makamdan tasdikli vekaletnamesinin talep formuna eklenmesi gerekmektedir. Dış Temsilciliklerimizden (Büyükelçilik ve Konsolosluklarımız) doğrudan Pasaport Şube Müdürlüğümüzün faksına (Pas. Şb. Md. FAX: 90 212 636 28 17) çekilen vekaletnamelerde kabul edilir.

Görevlendirme yapılan ülke hizmet damgalı pasaportlara vize uygulamıyor ise, görevin başlama tarihinden 5 gün öncesinden,

Görevlendirme yapılan ülke hizmet damgalı pasaportlara vize uyguluyor ise, vize işlemlerinin tamamlanabilmesi için, görevin başlama tarihinden 10 gün öncesinden,
Bazı görevlendirmelerde, görevin mahiyeti ve gidilecek ülkenin uygulamaları nedeniyle, yolculuk öncesi hizmet damgalı pasaportla birlikte tamamlanması gerekli işlemler uzun sürebilmektedir.Bu şekilde, haklı ve makul nedenlerle hizmet damgalı pasaportlarını görevin başlangıç tarihinden vize istemeyen ülkeler için  5- vize isteyen ülkeler için 10 günden daha uzun süre önce alması gerektiği anlaşılanlar için, zorunlu hallerde aynı süreler kadar tolerans gösterilmesi ( 10-20 )mümkündür.Yani vize istemeyen ülkeler için 5 günlük süreye ek olarak 1 günden 5 güne kadar, vize isteyen ülkeler için 10 günlük süreye ek olarak 1 günden 10 güne kadar uygun görülen bir süre eklenerek pasaport süresi tanzim edilebilir.

Bazı ülkelere seyahat edecek vatandaşlarımızın ve resmi görevlilerimizin pasaportlarının, ilgili ülkeye giriş yapacakları tarihte en az 6 ay geçerli olması gerektiği Dışişleri Bakanlığınca bildirildiğinden, bu uygulamayı yapan ülkelere resmi görev nedeniyle gidecek vatandaşlarımız için hizmet damgalı pasaport talep edilmesi ve mani durumları bulunmaması durumunda, görevlendirme süresi 6 aydan kısa olanlara, hizmet damgalı pasaportları görevin başladığı tarihten itibaren 6 ay geçerli olacak şekilde tanzim edilir. Bu şekilde hizmet damgalı pasaport verilen şahıslara "taahhütname" imzalatılarak görevin sona ermesi ile yurda dönüşünden itibaren bir hafta içerisinde hizmet damgalı pasaportu tanzim eden makama (Pasaport Şube Müdürlüğümüze) teslim edilmesi gerekmektedir.

Hizmet damgalı pasaportların teslim tarihleri a, b, c şıklarında belirtilen sürelerdir. Yani vize istemeyen bir ülke için pasaportun teslim tarihi görev başlama tarihinin 5 gün öncesidir (pasaportun süresinin başlama tarihidir).